Bez względu na to, czy posiadasz rozbudowany sklep internetowy, firmowego bloga czy zwykłą wizytówkową witrynę to zapewne zbierasz i przetwarzasz dane swoich odbiorców. W związku z tym ciążą na Tobie jako administratorze pewne prawne obowiązki. Jednym z dokumentów, który pomoże się z nimi uporać, jest polityka prywatności. Sprawdź, co powinna zawierać regulacja. Dowiedz się, dlaczego warto umieścić ją na własnej stronie WWW.
Polityka prywatności na stronach internetowych
Imię, nazwisko, telefon, adres oraz poczta elektroniczna – to najbardziej podstawowe informacje, o które administratorzy proszą swoich klientów, subskrybentów czy osoby kontaktujące się z firmą przez stronę internetową. Doskonale widać więc, że przetwarzanie danych użytkowników w sieci odbywa się właściwie nieprzerwanie. Personalia odbiorców są na tyle cenne, że muszą podlegać należytej ochronie. W Polsce regulacje dotyczące tego obszaru wynikają z poniższych rozporządzeń i ustaw:
- Ustawa prawo telekomunikacyjne (10 maja 2018 r.);
- Ustawa o ochronie danych osobowych (10 maja 2018 r.);
- Rozporządzenie RODO (weszło w życie w maju 2018 r.).
Nadrzędne wobec obowiązujących wcześniej przepisów prawa RODO obliguje właścicieli stron internetowych do dostosowania swoich witryn do wymienionych w rozporządzeniu regulacji. Szczególnie ważny jest w przypadku platform online obowiązek informacyjny, który można zrealizować poprzez politykę prywatności.
Wspomniany dokument zawiera wszelkie informacje dotyczące administrowania danych na stronach internetowych. Stanowi ogromne ułatwienie dla użytkowników serwisów, którzy zyskują wiedzę, po co ich personalia są zbierane, w jaki sposób są przetwarzane i jak długo są przechowywane.
Warto zaznaczyć, że zupełnie innym pojęciem jest polityka bezpieczeństwa – dotyczy bowiem ochrony danych internautów (wskazuje środki i reguluje procedury) oraz polityka cookies. Ciasteczka to gromadzone przez stronę informacje o użytkowniku, aby lepiej dopasować do niego reklamy. Odpowiadają więc za personalizację. Łączenie ich z polityką prywatności jest dozwolone i zalecane – internauta może zapoznać się ze wszystkimi kwestiami w jednym miejscu.
Zbudujemy Ci stronę, która sprzedaje. Sprawdź jak >>
Polityka prywatności – czy jest obowiązkowa?
Zastanawiasz się, czy polityka prywatności powinna być umieszczona na każdej stronie internetowej? Jak się okazuje, taka konieczność nie wynika bezpośrednio z rozporządzenia RODO. Ponadto nie istnieje w żadnym z przepisów obowiązek posiadania w serwisie wskazanego dokumentu. W takim razie odpowiedź na tak zadane pytanie powinna brzmieć „nie”. A jak jest w rzeczywistości?
Okazuje się, że polityka prywatności, choć nie jest formalno-prawnie wymaganym przepisami prawa dokumentem, to stanowi pewien standard w sieci. Za jej pośrednictwem realizujemy szereg obowiązków informacyjnych, wynikających z wielu różnych przepisów. Gromadzi ogromny zakres danych, który trudno przedstawić w innej formie na stronie. Jest również wymagana przez firmy trzecie takie jak Google czy Facebook.
Możemy więc podsumować, że polityka prywatności nie jest obowiązkowym dokumentem na stronach internetowych, ale stanowi doskonałe narzędzie, aby spełnić wymogi prawno-formalne. Jeżeli więc, na danej platformie nie są zbierane dane osobowe (wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej), to nie ma potrzeby tworzenia takiej regulacji. Poza tym obowiązek informacyjny można spełnić w kilku odrębnych plikach.
Celem napisanego prostym i zrozumiałym językiem dokumentu jest powiadomienie użytkowników o tym, jak informacje o nich są przetwarzane. Według przepisów operowanie na danych obejmuje ich: zbieranie, przechowywanie, utrwalanie, udostępnianie, zmienianie i usuwanie. Kto więc powinien mieć politykę prywatności na stronie WWW?
W ten sposób działają zarówno blogi, strony WWW, jak i portale oraz sklepy internetowe. Administratorzy zbierają dane poprzez:
- sprzedaż produktów fizycznych, elektronicznych lub usług w e-sklepie;
- formularze kontaktowe na stronie internetowej;
- komentarze na firmowym blogu i pod poszczególnymi artykułami;
- opinie na temat oferowanych produktów lub usług;
- zapisy na newsletter, wydarzenie czy webinar.
Poza tym, jeżeli w witrynie zbierane są pliki cookies, to właściciele strony muszą poinformować o tym użytkowników. Obowiązek wynika z przepisów prawa telekomunikacyjnego. Najlepiej zrobić to za pośrednictwem jednego dokumentu – polityki prywatności. Jest to rozwiązanie wygodne dla użytkowników, a samo niedopełnienie obowiązków informacyjnych może grozić karami pieniężnymi.
Co powinna zawierać polityka prywatności?
Jeżeli strona gromadzi jakiekolwiek dane, korzysta z usług hostingowych, stosuje mechanizmy cookies czy „profiluje” odbiorców, to powinna zawierać politykę prywatności. Należy wystrzegać się jednak kopiowania dokumentu z innych portali oraz modyfikowania treści bez nadzoru prawnika. W sieci znajdziemy również gotowe wzory regulacji. Warto przed wykupieniem uniwersalnego rozwiązania, dowiedzieć się, co powinno się w nim znaleźć.
Polityka prywatności powinna przede wszystkim informować o poniższych kwestiach:
- Tożsamość i dane kontaktowe administratora;
- Sposób zbierania i gromadzenia danych użytkowników strony;
- Cel gromadzenia informacji o odbiorcach;
- Podstawa prawna i okres przetwarzania danych osobowych;
- Polityka bezpieczeństwa pozyskanych od internautów informacji;
- Prawa użytkownika związane z RODO;
- Formy kontaktu strony z użytkownikiem;
- Możliwość zmiany danych, cofnięcia zgody, dostępu do treści, złożenia skargi do PUODO;
- Rodzaj przetwarzanych danych;
- Znani i przewidywani odbiorcy podanych przez użytkownika informacji;
- Obowiązek lub dobrowolność przekazania danych.
Jak widzisz, choć polityka prywatności nie jest obowiązkiem, to dziś trudno wyobrazić sobie bez niej jakąkolwiek witrynę WWW. Powinna uświadamiać użytkowników, co się dzieje z podanymi przez niego danymi podczas korzystania z serwisu. Jej funkcję informacyjną najlepiej zrealizować, wykorzystując prosty i zrozumiały przekaz. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, to sprawdź, jak powinna wyglądać strona internetowa.
